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服务毕业季 师生服务中心为离校学生保驾护航

时间:2020-07-17单位:党办校办浏览量:227

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  师生已放假,服务不放假。7月14日,师生服务中心发布通知,为满足广大师生办事需求,暑假期间该中心将与校办、大学城校区管委会综合办、广州国际校区综合办等13个相关部门一起,采用窗口值班的方式,进一步做好假期对外服务。

  作为学校“不忘初心、牢记使命”主题教育的实践成果,师生服务中心自启用以来,坚持“以师生为中心”的服务宗旨,践行“最多跑一次”的改革目标,秉承“信息多跑路,师生少跑腿”的建设理念,为师生提供便捷、高效的服务。

  在刚刚过去的毕业季,为更好地服务2020届毕业生,师生服务中心不断完善工作预案,组织协调人员、场地,提前做好咨询、指引等工作培训,与各单位共同推进毕业生离校工作的有序开展,打造毕业生离校“一站式”服务。

 

用心服务 让红印托起笑脸

  学校公章、法人章、钢印,毕业证、学位证上的这三大“身份认证”,全部由师生服务中心21号党办校办窗口办理。10天内,在确保窗口服务不停歇的同时,还要做好26个学院近万名毕业生毕业证、学位证的用印工作,其工作量可想而知。负责该窗口的工作人员细致安排工作,按照不同校区、不同学院细分盖章时间段,做出了一张特殊的工作安排表,同时“见缝插针”为其他办事师生做好用印服务。这样既能满足前来办事师生的需求,又确保了毕业生们顺利拿到证书。

20-21号党办校办窗口

  截至6月29日,21号窗口共为即将离校的本科生、研究生盖了57400余个印章,最多的时候一天要完成6个学院毕业生证书的盖章服务。一天下来,机械的动作和臂力消耗常常让窗口工作人员累到无法用筷子吃饭。

  用心服务、真诚待人,真正把初心写在行动中,把使命落在岗位上,这是窗口工作人员的服务承诺,也是作为共产党员的努力践行。

 

小窗口大服务 用热忱换满意

  “老师,我正在申请就读国外高校,请你把我的中英文成绩单一起密封、中英文毕业证明和学位证明一起密封,每份都各装一个信封,共8份”“老师,请你把我申请的5份中英文成绩单,中文的密封在一起,英文的密封在一起,请邮寄到……”这是师生服务中心综合窗口工作人员接听电话的日常。

  中英文成绩单、中英文学历学位证明是很多计划出境深造毕业生的“必备单品”。随着毕业季的到来,办理相关材料的人数急剧增加。最多一次,窗口工作人员按照一位学生的要求,分装了26份中英文版的成绩单、毕业证明、学位证明、GPA并代为寄出。

  为确保毕业生在离校前顺利拿到证明材料,师生服务中心9-12号窗口的教务处、研究生院工作人员加班加点,细化方案,加强预约打印系统的运行维护,千方百计为毕业生提供快捷高效的服务。截至毕业典礼前,已接待办理出国材料业务的毕业生2000余人。

9号研究生院窗口、10-12号教务处窗口

  疫情期间,了解到学生办理出境材料的需求,师生服务中心上前一步服务广大学生,联合教务处、研究生院开展中英文成绩单、学历学位证明等出国材料的代办、代寄服务,该项服务至今仍然持续在为不能如期返校的毕业生提供。 

  “窗口虽小,服务无限;百分热忱,换十分满意”,窗口工作人员把沉甸甸的承诺凝聚在每一份材料的办理工作中,毕业生的一句“谢谢老师”成为了他们忙碌工作的最强动力。


一键点亮 一路绿灯

  线上线下联动,是学校师生服务中心工作的一大特点。为解决毕业生办理毕业退宿手续多点往返、耗时耗力的问题,师生服务中心13-14号学工部窗口的工作人员由前台走向后台,通过线上审核代替窗口服务,大大降低了学生办事的时间成本,得到了毕业生们的一致好评。毕业生只要在自己所住宿舍楼办理验房手续、开具“学生宿舍退宿证明”,然后登录网上办事大厅、拍照上传“学生宿舍退宿证明”,就可以轻松完成毕业退宿手续。

  7月5-7日是毕业生办理离校退宿手续较为集中的时间,窗口工作人员以高度的责任心和饱满的工作热情加班加点工作,截至7月7日12:00为6300余名毕业生办理完毕了毕业退宿手续。

  “以生为本,服务育人,今年虽然没有面对面为毕业生办理离校退宿手续,但我们依然能够通过网络、透过屏幕为毕业生们传递温暖、送上祝福”,窗口工作人员这样说。


耐心细致 给户口“安个家”

  做好毕业生户口迁移手续,是毕业生离校工作的重要一环。给户口“安个家”,是师生服务中心16、17号户政窗口一直以来的工作准则。为了让学生户口顺利迁出“安家落户”,保卫部户政窗口提前规划各项工作,细致核对系统数据,做好网上办事大厅的预审核工作。


16-17号保卫部窗口

  毕业季是户政窗口一年中的“繁忙之最”,3000余人的户口迁移办理,每次都要坚持做到认真对待、细心采集、验证真伪。在确保每一位学生的信息真实无误后,工作人员逐一开展对接公安系统的录入、打印、校对、上传工作,并赴天河区公安分局完成户口迁移证打印、盖章流程后分发至各学院,最后再完成毕业生户口底册注销工作。窗口工作人员按照耐心细致、因人施策的原则,尽量让学生一次性备好办事材料,不跑冤枉路,顺利、快速地办好户口迁移业务。

  “指引很到位,服务态度很好,办理业务程序很快”,前来迁移户口的化学与化工学院刘同学是第一次来师生服务中心,整个办理过程令她很满意。

  “微笑挂在脸上,服务记在心里”,户政窗口工作人员用细心、耐心和热诚为毕业生保驾护航,让母校成为学生信任的港湾。

 

“意外”的收入  来自于“无缝衔接”的服务

  毕业了,还能有一笔“意外”的收入?这是这届毕业生的“特殊待遇”。鉴于本学期毕业生未能返校,学校决定退还学生已缴的校园网网费,这项工作就由师生服务中心网络中心窗口完成。


1-7号网信窗口

  能不能让毕业生多一个选择,不到现场也能办理退款?窗口工作人员经一个多月的技术攻关,上线了退费信息采集系统。涉及退费的毕业生只要在系统上录入网络费和一卡通余额退还的相关信息,校园网退费就由财务处打入学生银行卡,实现了“坐等收钱”。

  “离校智慧系统让人耳目一新”,机械与汽车工程学院薄同学评价道。网络中心窗口通过线上线下联动,将毕业生离校服务做到了“无缝衔接”,也让毕业生在离校前感受到了母校的高效与贴心。

  此外,了解到部分学生无法在线上缴纳水电费,师生服务中心立即启用机动窗口,协调后勤处水电服务中心及时进驻学生综合事务大厅,减少学生的多点往返,让毕业生完全实现一站式办理业务。

  “业务流程清楚,办理速度很快”,计算机科学与工程学院钟同学这样称赞。“工作热情高,服务意识强,作为学校窗口,给人热情务实的华工印象”,电子与信息学院段同学同样给了师生服务中心很高的评价。据了解,自启用至今,师生服务中心线上线下办事大厅已累计服务师生11万余人次,满意率高达99.91%,不断给师生们带来获得感、幸福感。(图文/师生服务中心 编辑/卢庆雷)

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